European Payment Practices: Unternehmen verschleppen Digitalisierung im Mahnwesen.

Mit einem digitalisierten Mahnwesen können Unternehmen schneller und effektiver auf Zahlungsverzug reagieren. Trotzdem macht nach wie vor nur ein Bruchteil der Firmen in Europa davon Gebrauch. Lediglich jedes 8. europäische Unternehmen (12 Prozent) hat sein Mahnwesen vollständig digitalisiert. Immerhin können knapp drei Viertel bei Zahlungsverzug auf einen teilweise oder sogar weitgehend digitalisierten Mahnprozess (73 Prozent) zurückgreifen. Vor drei Jahren waren es 65 Prozent*.  Dies zeigt die aktuelle EOS Studie „European Payment Practices 2025“, an der 2.200 Finanzentscheider*innen aus Unternehmen in 11 Ländern teilgenommen haben. 

Die Spannbreite zwischen Vorreitern und Nachzüglern bei der Digitalisierung des Mahnwesens in Europa ist groß. Den höchsten Digitalisierungsgrad haben Spanien (65 Prozent), Rumänien (64 Prozent) und Slowenien (64 Prozent). Deutsche Unternehmen bilden im europäischen Vergleich das Schlusslicht: Hier haben lediglich 49 Prozent das Mahnwesen weitestgehend und vollkommen digitalisiert. 

8 Prozent der europäischen Unternehmen mahnen immer noch weitgehend manuell, 6 Prozent verfügen nicht einmal über einen standardisierten Prozess, um offenen Forderungen nachzugehen. 

Aktuell wird ein Viertel der Rechnungen von europäischen Unternehmen verspätet oder gar nicht gezahlt. Knapp die Hälfte (48 Prozent) der Finanzentscheider*innen in Unternehmen geht davon aus, dass einer der Hauptgründe für die schlechte Zahlungsmoral bei Geschäftskunden langsame und nicht-digitale Prozesse sind. 46 Prozent sehen einen der Gründe für den Zahlungsverzug in einem Fehlverhalten des Personals, 44 Prozent geben formale Fehler bei der Rechnungsbearbeitung an. Bei Privatkunden wird Vergesslichkeit als einer der Hauptgründe für verspätete Zahlungen vermutet. Digitale Prozesse könnten hier Abhilfe schaffen: Sie erleichtern Kund*innen den Zahlungsvorgang und sorgen für Transparenz bei den Zahlungsfristen. „Insgesamt schafft die Digitalisierung ein reibungsloseres Zahlungssystem und reduziert Streitigkeiten und Missverständnisse erheblich. Auf der Unternehmensseite reduziert ein vollständig digitalisierter Mahnprozess den manuellen Arbeitsaufwand, senkt die Betriebskosten, beschleunigt Zahlungen und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren“, stellt Paul Baltag fest, Digital Transformation Manager bei EOS in Rumänien.

Zudem hilft Digitalisierung bei der Ansprache säumiger Zahler*innen: So wird automatisch die Kommunikationsmaßnahme gewählt, die den größten Erfolg verspricht. „Spannend wird es, wenn es nicht nur eine bloße Erinnerung ist, sondern direkt auch eine schlanke Möglichkeit zur Zahlung angeboten wird – beispielsweise über einen Paylink oder Open- Banking-Funktionen. So ist es nicht nur eine Zahlungserinnerung, sondern eine reibungslose Lösung für Kund*innen“, ergänzt Dr. Marcel Mayr, Head of Corporate Development bei OTTO Payments, dem Zahlungspartner von OTTO. Der Onlinehändler OTTO gehört, wie auch EOS, zur Otto Group. 

Die Digitalisierung ist die Basis, um Daten im großen Maßstab nutzbar zu machen: „Bei OTTO erhalten wir bis zu 35 Bestellungen pro Sekunde, ohne smart automatisierte Prozesse für Zahlungserinnerungen und Mahnungen könnten wir dieses Volumen gar nicht managen“, erklärt Dr. Marcel Mayr. Zudem gewinnt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Mahnwesen immer mehr an Bedeutung. „Die Einsatzmöglichkeiten von KI bringen die ‚Intelligenz‘ in bestehende Automatisierungen, die bisher häufig nach einfachen Regelwerken liefen. Die Potenziale, die hier in den nächsten Jahren im Forderungsmanagement gehoben werden können, sind enorm. In diesem Sinne erhöht der KI-Wettlauf deutlich den Druck auf diejenigen Firmen, die noch in den Anfängen der Digitalisierung stecken.“