Schneller, präziser, flexibler: Wie Software-Roboter Effizienz und Qualität bei EOS steigern.

Denkt Anna Metrycka an Roboter, dann ist da vor allem ein Gefühl: Begeisterung. Denn die technischen Helfer machen ihre Arbeit ein gutes Stück leichter. Die EOS Projektleiterin in Polen und ihr Team müssen jeden Monat Tausende säumiger Verbraucher*innen im Nationalen Schuldenregister (KRZ) überprüfen: Name auf der KRZ-Webseite nachschauen, Daten in die unternehmenseigene Software Kollecto+ übertragen, Fälle bewerten. Eine zeitaufwändige, fummelige Angelegenheit, die Mitarbeitende pro Fall 5 Minuten kostete.

In Deutschland arbeiten 10 Bots, vorrangig für Konvertierungs- und Managementaufgaben – etwa die Aufbereitung von Statistiken für das Management. Die 20 Bots in Kroatien lesen Daten aus PDFs für Prozesse, prüfen Gerichtsankündigungen und übernehmen den Abgleich mit Fällen aus Kollecto+. Auch in Portugal unterstützen Roboter im Rechtsbereich, 12 Bots in Rumänien helfen bei der Buchhaltung, in Spanien sind 13 Software-Helferlein am Start.

Die Kernidee ist ebenso simpel wie bahnbrechend: roboterhafte Anteile aus menschlicher Arbeit entfernen. Dobrins Versprechen an die EOS Crew damals: „Denkt darüber nach, welchen Teil eurer täglichen Arbeit ihr am meisten hasst – und wir werden einen Weg finden, ihn mit RPA zu optimieren.“
Heißt: Langweilige Routineaufgaben soll Kollege Roboter übernehmen – den Mitarbeiter*innen bleibt damit mehr Zeit für kreative und komplexere Tätigkeiten. Zum Beispiel, um mehr auf individuelle Lösungen für Verbraucher*innen einzugehen. Dank der Automatisierung kann sich der Mensch auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren. Die Lösung steigert Effizienz und Qualität gleich auf mehreren Ebenen:

• Arbeitsaufwand für alltägliche Aufgaben verringert sich drastisch.
• Geschwindigkeit und Präzision der Bearbeitung steigen.
• Compliance und Kontrolle werden verbessert.
• Kapazitäten lassen sich leicht skalieren und viel flexibler managen.

Bei Anna in Polen lässt sich der Qualitätsgewinn bei Inkasso-Lösungen eindrucksvoll besichtigen. Der Bot, den Expert*innen um Dobrin für die Nutzung des Schuldenregisters KRZ programmiert haben, schafft nicht nur mehr Fallprüfungen in kürzerer Zeit (3 pro Minute), sondern beweist auch extreme Zuverlässigkeit. 

Und: Der Software-Roboter versorgt die Kolleg*innen mit einer Zusammenfassung der im KRZ gefundenen Datensätze und Informationen. Diese werden in Excel gespeichert und stehen allen Teams zur Verfügung, die sich mit rechtlichen Strategien befassen. Auf dieser Basis können etwa bestimmte Fälle als „nicht erfolgversprechend“ markiert und rechtliche Schritte temporär ausgesetzt werden. Das spart die Gerichtsgebühren, die sonst für ein Verfahren fällig geworden wären, das wahrscheinlich nicht zur Rückzahlung einer Schuld geführt hätte. Das Potential ist groß: Die Testphase in Polen hat gezeigt, dass solche Einsparungen in 35 Prozent der Fälle möglich sind, die für ein Gerichtsverfahren ausgewählt wurden.

In Bulgarien, dort, wo 2019 alles begann, sind mittlerweile stolze 30 Bots im Einsatz. Sie prüfen die Einhaltung von Vorschriften, drucken juristische Dokumente oder hinterlegen Korrespondenz im zentralen Inkassosystem. Aus dem Nischenthema RPA ist längst eine gruppenweiter Gamechanger in Sachen Digital-Technologie geworden.

Mit Potential über EOS hinaus: „Das Thema RPA ist auch für unsere Kunden sehr relevant. Wir haben unsere Arbeit auf vielen Veranstaltungen verschiedener Branchen vorgestellt, etwa im Finanz- und Bankensektor“, sagt Dobrin. Die Erfolgsgeschichte hat gerade erst begonnen.