Häufig gestellte Fragen von Kunden

Durch die Übergabe des Forderungsmanagements an uns können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Sie können sicher sein, dass sich Experten um Ihre Forderungen kümmern.

Da wir das schon tausende Male gemacht haben, verfügen wir über das nötige Fachwissen und die Erfahrung sowie über entsprechende Systeme, um mehr Forderungen schneller einbringlich zu machen – so können Sie von mehr Liquidität profitieren. Für Investitionen, die Ihr Unternehmen wachsen lassen oder Sie sogar vor einer Insolvenz schützen.

Vergessen Sie nicht: Wir behalten Debitoren im Auge, die jetzt zahlungsunfähig, aber vielleicht in der Zukunft wieder zahlungsfähig sind. Sobald sie also in der Lage sind zu zahlen, kassieren wir für Sie Beträge, die sie bereits abgeschrieben haben.

Gerichtsverfahren sind teuer und Sie können lange auf ein Gerichtsurteil warten. Wir versuchen immer zuerst, das Problem außergerichtlich zu lösen und ziehen nur dann ein Gerichtsverfahren in Betracht, wenn das scheitert. Das spart nicht nur Geld, sondern Ihre Forderungen werden in der Regel auch schneller bezahlt und Sie können gute Kundenbeziehungen halten.

Inkassobüros sind in der Regel erfolgreicher, da das Inkasso ihr Kerngeschäft ist. Wir verfügen über spezialisiertes Know-how und Personal sowie entsprechende Systeme.

Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen hingegen betrauen ihren Buchhalter oder den Verkauf mit dem Inkasso. Diese zusätzliche Aufgabe erhöht die Arbeitsbelastung des Mitarbeiters und steht oftmals ganz unten auf seiner Prioritätenliste. Das Ergebnis kann ein geringer Forderungseinzug oder sogar ein zunehmender Forderungsausfall sein. Wir empfehlen daher dringend, ein spezialisiertes Inkassobüro zu beauftragen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Und mehr noch: Sie erschließen mehr Liquidität, indem Sie Zahlungsausfälle minimieren.

Das hängt von Ihren Wünschen und Bedürfnissen ab. Unsere professionell gestalteten Prozesse stellen sicher, dass wir Hand in Hand mit der internen Kredit- und Inkassoabteilung arbeiten. Ihre Abteilungen können Ressourcen und Energie auf die Bewertung und Auswahl der Kunden sowie auf die frühen Phasen des Inkassoprozesses konzentrieren. Wir konzentrieren uns hauptsächlich auf die späteren Phasen des Inkassoverfahrens, einschließlich der vorgerichtlichen und rechtlichen Schritte, und helfen Ihnen beim Inkasso.

Über unser Kundenportal können Sie den Status Ihrer Forderungen rund um die Uhr überprüfen. So bleiben Sie jederzeit handlungsfähig, obwohl Sie Ihr Forderungsmanagement ausgelagert haben.

In vielen Fällen wirkt sich der Einsatz eines externen Inkassobüros positiv auf Ihr Image aus. Investoren, Lieferanten und Kunden wissen, dass Sie das Inkasso ernst nehmen und mit einem professionellen Partner abwickeln.

Leider verfügen nicht alle Inkassobüros über die notwendigen Ressourcen und ergreifen nicht die notwendigen Maßnahmen, um Schäden für Ihr Unternehmen zu verhindern. Bei EOS arbeiten wir konsequent und verständnisvoll, sind immer auf der Suche nach einvernehmlichen Lösungen und sind uns bewusst, dass der Debitor Ihr Kunde ist. Wir wissen, wie wertvoll Kundenbeziehungen sind, und tun unser Bestes, um sie zu schützen.

Es besteht häufig Unsicherheit über die Altersgrenzen, die für Jugendliche gelten, die bestimmte Tätigkeiten ausüben (z. B. Kauf oder Bestellung von Waren beim Versandhandel). Nach dem Kindschaftsrechts-Änderungsgesetz vom 1. Juli 2001 gelten folgende Altersgrenzen:

Zunächst sollte zwischen der Handlungsfähigkeit, der Verantwortung für zivilrechtliches Unrecht und der Fähigkeit, Rechtsgeschäfte zu tätigen, unterschieden werden.

Um die Sache etwas zu vereinfachen, beginnt die Handlungsfähigkeit bereits bei der Geburt – das bedeutet, dass ein Kind in der Lage ist, Rechte und Pflichten wahrzunehmen.

Zivilrechtliche Verantwortung bedeutet, dass das Kind ab Vollendung des 14. Lebensjahres für sein Verhalten verantwortlich ist (das Jugendstrafrecht gilt bis zur Vollendung des 19. Lebensjahres). Im Hinblick auf die Fähigkeit zum Abschluss von Rechtsgeschäften werden Rechte und Pflichten durch eigenes Handeln oder Verhalten begründet. In diesem Fall gelten die folgenden Alterskategorien:

Von der Geburt bis zum Ende des 7. Lebensjahres gelten Kinder als unfähig, Rechtsgeschäfte zu tätigen (mit Ausnahme der für diese Altersgruppe typischen Geschäfte wie der Kauf von Hot Dogs, Süßigkeiten ...).

Vom 7. bis zum vollendeten 14. Lebensjahr können z. B. Schenkungen angenommen, darüber hinaus aber keine Verpflichtungen eingegangen werden. Mit Zustimmung des gesetzlichen Vertreters kann ein Rechtsgeschäft jedoch trotzdem Gültigkeit erlangen.

Vom 14. bis zum vollendeten 18. Lebensjahr (Volljährigkeitsgrenze) können die Minderjährigen über ihr eigenes Einkommen und über Sachen, die ihnen zur freien Verfügung überlassen werden, disponieren – aber nur insoweit, als ihre Lebensbedürfnisse nicht gefährdet werden. Es dürfen Arbeitsverträge (z. B. für Ferialpraktika) unterfertigt werden, Lehr- oder Ausbildungsverträge bedürfen jedoch der Zustimmung des gesetzlichen Vertreters.

Wer länger als drei Tage in einem Haus oder einer Wohnung wohnt oder umzieht, muss dies dem Meldeamt mitteilen.

Die Kosten sind in der Verordnung Nr. 141 des Bundesministeriums für Wirtschaft vom 27. März 1996 geregelt.

AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen)

Sie müssen Ihre Geschäftspartner über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) informieren bzw. diese zum Zeitpunkt des Geschäftsabschlusses (in der Regel bei Bestellung der Ware oder Dienstleistung) zur Verfügung stellen. Andernfalls sind die AGB kein geeignetes Instrument zur Durchsetzung Ihrer Forderung.

In den AGB sollten Sie detailliert angeben, wie und zu welchen Bedingungen Sie Ihre Dienstleistung erbringen, und die Zahlungsbedingungen und die Folgen des Verzugs (Verzugszinsen, Mahnkosten, Inkassokosten ...) festlegen. Scheuen Sie sich nicht, diese scheinbar unangenehmen Themen klar anzusprechen – auch wenn Ihr Vertrieb sie für unnötig hält. Ungewöhnliche Bestimmungen mit nachteiligen Folgen für den Vertragspartner werden in den AGB nur wirksam, wenn auf sie besonders hingewiesen wird. Es ist daher ratsam, die relevanten Textstellen optisch hervorzuheben.

Bedingungen, die nur auf der Rückseite einer Rechnung abgedruckt sind, sind lediglich informativ. Schließlich waren sie dem Kunden zum Zeitpunkt des Geschäftsabschlusses nicht bekannt. Sie können nicht zur Durchsetzung von Ansprüchen vor Gericht verwendet werden.

Kreditwürdigkeit der Kunden

Prüfen Sie die Kreditwürdigkeit von Neukunden oder verlangen Sie bei größeren Erstgeschäften eine volle oder teilweise Vorauszahlung. Seriöse Kunden haben in der Regel keine Einwände. Wenn der Kunde hierfür kein Verständnis zeigt oder sich weigert, dem nachzukommen, könnte dies ein schlechtes Zeichen sein. Sprechen Sie mit anderen Lieferanten über deren Erfahrungen mit Ihrem neuen Kunden.

Überwachen Sie die Zahlungsmoral Ihrer Kunden kontinuierlich und reagieren Sie auf jede Verschlechterung mit erhöhter Vorsicht. Fragen Sie immer nach den Gründen.

Es gibt mehrere mögliche Anzeichen dafür, dass sich die Kreditwürdigkeit eines Kunden verschlechtert hat oder in Zukunft verschlechtern könnte:

• Der Kunde bittet häufig darum, die Zahlungsfrist „ausnahmsweise“ zu verlängern.
• Der Kunde nutzt keine Rabattfristen mehr.
• Der Kunde beanstandet häufig ungerechtfertigterweise Waren oder Dienstleistungen.
• Der Chef oder der vorherige Ansprechpartner ist oft nicht erreichbar, wenn eine Mahnung erforderlich wird.
• Die Mitarbeiter der Buchhaltung wechseln häufig oder es kommt nach und nach zu großen Veränderungen.

Rechnungsstellung

Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen klar und genau sind. Dadurch werden die Einwendungen und Zahlungsverzögerungen der Kunden reduziert.

Vergewissern Sie sich, dass Name und Adresse des Rechnungsempfängers korrekt und vollständig sind. Falsche Angaben können zu Zahlungsverzögerungen und später eventuell sogar zu verlorenen Gerichtsverfahren führen. Nicht zuletzt deshalb sollten Ihre Kundendateien immer aktuell sein. Die Aktualisierung Ihrer Konten (mindestens ein- bis zweimal jährlich) sorgt dafür, dass Ihre Kundendaten immer so genau wie möglich sind.

Die Mindestanforderungen für Rechnungen (und natürlich Gutschriften) im Umsatzsteuerrecht sind in der Regel wie folgt (Ausnahmen erfragen Sie bitte bei Ihrem Steuerberater):

• Name, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Name und Anschrift des Empfängers der Dienstleistung
• Datum der Ausstellung
• Fortlaufende Nummer
• Tag der Lieferung oder Angabe der Lieferzeit
• Menge und Beschreibung der Artikel oder Art und Umfang der Dienstleistung
• Entgelt
• Angewandter Mehrwertsteuersatz
• die in der Rechnung angefallene Umsatzsteuer
• Hinweis auf allfällige Steuerbefreiungen

Bitte beachten Sie, dass seit dem 1. Januar 2004 eine Rechnung ausgestellt werden muss, wenn die Lieferung oder Leistung für ein Unternehmen oder eine juristische Person oder für Vereine, Verbände oder lokale Behörden erbracht wird. Seit dem 1. Januar 2006 ist eine elektronische Signatur auf allen elektronisch versandten Rechnungen vorgeschrieben.

Klare und eindeutige Informationen darüber, wann der Rechnungsbetrag zu zahlen ist, sollten ein wichtiger Bestandteil Ihres Rechnungsblattes sein („Fälligkeitsklausel“).

Fristen

Definieren Sie die Zahlungsbedingungen für Ihre Kunden so genau wie möglich in Ihren AGB und auch auf Ihrer Rechnung. Das Ende der Zahlungsfrist sollte immer der Tag sein, an dem das Geld Ihrem Konto gutgeschrieben wird.

Reduzieren Sie die verschiedenen Rabatt- und Zahlungsfristen für Ihre Kunden auf maximal zwei Varianten. Unklare Parameter werden oft großzügig interpretiert – zu Ihrem Nachteil.

Skonto

Bieten Sie eine faire Skontoregelung an. Dadurch wird sichergestellt, dass viele Kunden ihre Rechnungen schnell bezahlen, wodurch ihr Ausfallrisiko minimiert wird.

Wenn Sie Skonto gewähren, definieren Sie die Skontofristen genau und lassen Sie auf keinen Fall Spielraum. Im Laufe der Zeit summieren sich ungerechtfertigte Skontoabzüge zu erheblichen Verlusten.

Wenn Sie keinen Skonto gewähren, vermerken Sie dies auf Ihrer Rechnung deutlich und unmissverständlich.

Mahnung

Es besteht in der Regel keine gesetzliche Verpflichtung, Mahnungen im Anschluss an ordnungsgemäß ausgestellte Rechnungen zu versenden. Mahnungen, Zahlungsaufforderungen und dergleichen sind üblich, aber nicht zwingend.

Im Prinzip sollten alle Kunden eine Mahnung erhalten, wenn dies notwendig ist. Wenn Sie befürchten, dass einzelne Kunden negativ auf Ihre schriftlichen Mahnungen reagieren könnten, sind Sie vielleicht zu stark von diesen Kunden abhängig.

Mahnungen per Einschreiben sind mit hohen Kosten verbunden. Der Versand als normale Post ist völlig ausreichend. Rufen Sie auch Ihre Debitoren an und fragen Sie, warum sie ihren Verpflichtungen nicht nachkommen. Machen Sie eine Aufzeichnung des Anrufs; dies kann bei späteren Streitigkeiten hilfreich sein. Senden Sie Ihre Mahnungen rigoros, regelmäßig und vor allem zeitnah nach Ablauf der Zahlungsfrist. Eine Mahnung pro unbezahlte Rechnung sollte ausreichen. Lassen Sie EOS ÖID bei Bedarf weitere Mahnungen vornehmen.

Wenn Sie mehr als eine schriftliche Mahnung pro Rechnung versenden wollen, sollten Sie auf keinen Fall in den Mahnungen selbst angeben, ob mehr geplant sind (z. B. erste Mahnstufe, zweite Mahnstufe ...). Die Debitoren passen sich diesem systematischen Ansatz an und warten dann oft bis zum letztmöglichen Termin.

Bereiten Sie sich darauf vor, dass Ihre Buchhaltung nach Einführung eines neuen, verschärften Mahnungssystems frühzeitig mit Telefonaten überschwemmt wird. Auch Ihr Vertrieb wird sich auf die Seite der Kunden stellen und an der Notwendigkeit des neuen, strengeren Mahnwesens zweifeln. Aber Sie müssen es durchziehen!

Nach einigen Monaten wird sich herausstellen, dass die Zahlungsmoral weitaus besser ist als zuvor und kaum Umsatzrückgänge zu verzeichnen sind.

Vertrieb

Geben Sie Ihrem Außendienst und/oder Ihrer Vertriebsabteilung die Möglichkeit, mit den Kunden über ihre unbezahlten Rechnungen zu sprechen (Informationen erfolgt mit einer Kopie der ersten Mahnung), aber lassen Sie nur einen kurzen Zeitraum für diesen Eingriff zu. Es ist sehr häufig der Fall, dass Außendienstmitarbeiter aus falscher Kundenloyalität nur widerwillig Beschwerden bearbeiten. Informieren Sie den Vertrieb über neue Entwicklungen im Fakturierungs- und Mahnwesen. Nur dann können Sie von Ihren Mitarbeitern Hilfe und Unterstützung erwarten.

Erhalten Ihre Vertriebsmitarbeiter Provisionen für gemachte oder für tatsächlich realisierte (also bezahlte) Umsätze?

Kundenbeanstandungen

Häufige ungerechtfertigte Reklamationen eines Kunden können oft darauf hinweisen, dass nach einer Entschuldigung gesucht wird, um die Zahlung hinauszuzögern. Die Bearbeitung von Reklamationen sollte daher zügig und von kompetenten Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden. Sehr oft führen provozierte Teilzahlungen oder unvollständige Zahlungen zu unklaren Kontosituationen, die die Zahlungen weiter verzögern und sogar zu Verwirrung in Ihrer Buchhaltung führen können.

Sorgen Sie dafür, dass die lokalen Ansprechpartner für Beschwerden in Ihrem Unternehmen (z. B. Filialleiter, Verkäufer, Werkstattleiter, Außendienst ...) diese schnell prüfen und klären. Diese Abteilungen haben sehr oft „Reklamationsmappen“, die nur schleppend bearbeitet werden. Es sollten Fristen für Maßnahmen gesetzt und einmal pro Woche Rückstände aufgezeichnet werden.

Inkassobüro

Inkasso erfordert Spezialisten. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern. Nicht zu unterschätzen sind der interne Widerstand gegen die Auslagerung von Mahnaktivitäten sowie die Angst vor Arbeitsplatzverlusten und dem Verlust interner Kompetenzen. Nur eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern und dem Inkassobüro kann zum Erfolg führen. Werfen Sie einen persönlichen Blick auf das Inkassounternehmen, dem Sie Ihre Forderungen anvertrauen wollen, vorzugsweise in dessen Räumlichkeiten. Wenn Sie das Unternehmen optisch nicht überzeugt, werden Sie auch mit seinen Leistungen beim Inkasso nicht ganz zufrieden sein. Suchen Sie sich einen Partner, der zu Ihnen passt.

Nachfolgend finden Sie einige Tipps hierzu:

• Wenn Sie ein Inkassounternehmen suchen, lassen Sie sich nicht von versprochenen Ergebnissen beeinflussen und schon gar nicht vom billigsten Angebot. Namhafte Inkassounternehmen verstehen sich als diskrete Anbieter von Finanzdienstleistungen. Sie überzeugen ihre Kunden durch ehrliche Arbeit und faire Konditionen, nicht durch eine aufdringliche Marktpräsenz.
• Ihre Anfragen sollten innerhalb von 24 Stunden (mindestens bis zum nächsten Arbeitstag) beantwortet werden. Zumindest müssen Sie innerhalb dieser Frist einen kompetenten Rückruf erhalten.
• Sie müssen kein gebührenpflichtiges Mitglied eines Vereins, einer Gesellschaft oder einer anderen Organisation sein oder werden, um Inkassodienstleistungen in Anspruch nehmen zu können.
• Nehmen Sie Inkassounternehmen nicht ernst, wenn diese versprechen, einen bestimmten Prozentsatz Ihrer Forderungen ohne detaillierte Kenntnis Ihrer Kunden und/oder Ihrer internen Prozesse einzuziehen. Solche Prognosen sind ungenau und werden oft nicht erfüllt.
• In Österreich ist es Inkassounternehmen untersagt, überfällige Forderungen aufzukaufen. Wenn Sie ein solches Angebot von einem österreichischen Inkassounternehmen erhalten, dann ist es nicht gesetzeskonform.
• Bestehen Sie darauf, dass die Zinsen für die ausstehende Forderung ab dem Fälligkeitsdatum bis auf den letzten Cent ausgezahlt werden, wenn der Einzug erfolgreich ist. Sie verschenken sonst eine Menge Geld.
• Komplexe Verfahren des Forderungseinzugs lassen sich nicht „kurz und bündig“ beschreiben. Inkassoauftragsformulare mit aufgedruckten Inkassobedingungen auf der Rückseite sind nur für Einzelfälle und Einzelaufträge geeignet. Eine regelmäßige und ggf. umfangreiche Geschäftsbeziehung bedarf einer entsprechenden kaufmännischen Vereinbarung. Bestehen Sie auf einem Vertrag, der Klarheit in alle Abläufe bringt. Von Anfang an! Sonst könnte es später zu unangenehmen Überraschungen kommen.